Řízení dokumentace

Řízení dokumentace

Tvorba a správa systému interní řídící dokumentace (řády, směrnice, řídící akty, metodiky, pracovní postupy, apod.)

Schvalování, řízená dokumentovaná distribuce nových a změněných dokumentů definovaným skupinám pracovníků.

Sdílený registr smluv a objednávek.

 

Cílem modulu řízení dokumentace je zajistit, aby měl každý zaměstnanec organizace snadno dostupné a plně aktuální dokumenty, které potřebuje ke své práci. Systém ATTIS proto umožňuje vytvářet strukturovanou databází různých typů dokumentů a záznamů. Ty mohou být vytvářeny přímo v ATTISu prostřednictvím „vestavěného“ textového editoru, mohou být do ATTISu vkládány formou příloh a nebo systém může odkazovat na externí a internetové dokumenty.

Ke každému dokumentu lze přiřadit role, pro které je dokument závazný. Dokumeny lze přiřadit k procesům, projektům i k úkolům. Mezi dokumenty lze vytvářet verikální i horizontální vazby. Každý dokument lze současně navázat na požadavky standardů a norem řízení kvality.

Pro všechny dokumenty lze definovat role garanta a vlastníka, případadně další role zpracovatelů a schvalovatelů dle požadavků zákazníka. U dokumentů je sledována platnost a povinnost revize či aktulalizace. Proces tvorby a schvalování dokumentů je podpořen formou „nástěnky“, kde mohou být evidovány připomínky a náměty k úpravám dokumentu.

Při změnách nebo vydání nových dokumentů systém, umožňuje hromadné zasílání notifkací všem dotčeným osobám a formou úkolu vyžaduje povinné seznámení s dokumentem, které je v systému archivováno.