Řízení výkonnosti

Výkonnost organizace

Výkonnost organizace znamená její dlouhodobou schopnost plnit své cíle. Účelem řízení výkonnosti organizace je zajistit, že výkonnost zaměstnanců, pracovišť a procesů ve svém součtu vede k požadované výkonnosti celé organizace.

Majitelé či zřizovatelé organizací mohou mít cíle značně odlišné – mohou se týkat finanční výkonnosti, kvality služeb, dobrého jména firmy či jejích představitelů nebo třeba spokojenosti zaměstnanců. Vrcholové cíle a očekávání vedení organizace jsou součástí její strategie. Protože strategické cíle organizace nemohou být splněny jinak než prací jejích zaměstnanců, je úkolem řízení výkonnosti tyto cíle rozpracovat do dílčích cílů, ukazatelů a metrik procesů, pracovišť a jednotlivců. Následně je pak třeba zařídit, aby byla výkonnost na všech úrovních hodnocena a aby vedení organizace dostávalo včasné zpětné vazby, zda se výkonnost organizace rozvíjí správným směrem k naplnění strategických cílů.

Měření a hodnocení výkonnosti by nemělo zatěžovat organizaci více, než je nezbytně nutné. Je třeba užitečné dodržet několik principů:

  • Princip „data pouze jednou“, který zaručí, že jednou vložená informace bude použita u všech ukazatelů a metrik, které s ní potřebují pracovat.
  • Princip „špatná zpráva lepší než žádná zpráva“. Management by měl informace o případných neúspěších dostat co nejdříve, aby na ně mohl včas a adekvátně reagovat.
  • Princip 3P – "Problém – Příčina – Pomoc“ a znamená, že u každé reportované hodnoty, která nesplňuje požadované parametry (Problém) uvede odpovědný člověk vysvětlení, proč k problému došlo (Příčina) a jak navrhuje problém řešit (Pomoc).
  • Princip OKKO – "kladná i záporná zpětná vazba“. Manažeři by měli poskytovat kladou (OK) zpětnou vazbu, když se věci daří, a ne pouze zápornou zpětnou vazbu KO, když cíle nejsou plněny.

Metriky v organizaci

Obr. 1. - Metriky organizace.

ATTIS v rámci řízení výkonnosti podporuje definici různých typů ukazatelů a metrik, jejich reporting a hodnocení s datovým propojením s dalšími sw organizace. Vybrané metriky a ukazatele mohou být využity k hodnocení výkonnosti zaměstnanců a automaticky promítnuty do jejich odměňování. Plnění ukazatelů a metrik je vizualizováno prostřednictvím grafického modelu a barevné indikace plnění (semafor systém). 

Výkonnost organizace v praxi

Výkonnost organizace je měřena prostřednictvím ukazatelů a metrik.

Ukazatele vyjadřují souhrnné plnění sledované oblasti výkonnosti, metriky jsou konkrétní měřené veličiny, které jsou využívány k hodnocení ukazatelů. Každý ukazatel musí mít nejméně jednu metriku, obvyklá je kombinace více metrik a algoritmus, který na základě interpretace metrik vyhodnocuje celkové plnění ukazatele. Zkratka KPIs (z anglického KPI (Key Performance Indicators) označuje klíčové ukazatele výkonnosti organizace.  Aby tyto ukazatele mohli být skutečně klíčové, nesmí jich být mnoho. Metoda Balanced Scorecard formuluje pravidlo „twenty is plenty“. Výkonnost organizace může být samozřejmě hodnocena řadou ukazatelů na úrovni procesů, organizačních jednotek i jednotlivců. Pouze strategické ukazatele ale mají právo být označovány jako KPIs. Ostatní ukazatele doporučujeme odlišit i v názvu – například jako PPIs – Process   Performance Indicators) nebo relevantním českým výrazem.

ATTIS plně podporuje vytváření ukazatelů a metrik, jejich vzájemné propojování i využití matematických vztahů pro automatický výpočet kombinovaných metrik.

Výkonnostní model

Výkonnostní mode představuje sestavu ukazatelů a metrik navrženou pro hodnocení výkonnosti. Může být zpracován pro firmu, proces, projekt, pracoviště nebo například pro jednotlivého zaměstnance. Pro všechny metriky výkonnostního modelu jsou stanoveny požadované hodnoty, aby bylo možné hodnotit míru plnění a velikost odchylky. Pro jednotlivé metriky výkonnostního mohou být definovány váhy pro celkové hodnocení výkonnosti.

ATTIS podporuje vytváření výkonnostních modelů, reporting metrik v nich zahrnutých i hodnocení výkonnosti zaměstnanců.

 

Řízení výkonnosti zaměstnanců

Řízení výkonnosti zaměstnanců zahrnuje stanovení výkonnostních cílů, jejich hodnocení a promítnutí výsledků do řízení rozvoje a odměňování zaměstnanců. Výkonnostní cíle zaměstnance jsou zahrnuty v jeho výkonnostním modelu. Každý výkonnostní cíl je definován jednou nebo více metrikami, pro které je stanovena požadovaná hodnota. Je preferováno využití objektivních metrik. Pro úlohy, které nemají rutinní charakter, jsou v praxi často využívány také metriky subjektivní – například bodové hodnocení.

Na základě plnění metrik je prováděno hodnocení zaměstnanců, podle charakteru práce obvykle měsíčně nebo kvartálně. V rámci hodnocení je třeba vždy se zaměstnancem prodiskutovat jeho výsledky a dohodnout opatření pro další zlepšení nebo stabilizaci výkonu.

Výsledky hodnocení výkonnosti jsou promítány do stanovení variabilní složky mzdy, současně slouží jako podklad pro řízení rozvoje zaměstnance.

Program ATTIS podporuje vytváření výkonnostních modelů zaměstnanců, reporting metrik i samotný proces hodnocení zaměstnanců. Výsledky hodnocení mohou být využity pro automatizovaný výpočet variabilní složky mzdy a přímo odeslány do mzdového systému.

 Kontrolovat a reportovat

Manažerský controlling je disciplína, jejímž cílem je poskytnout manažerům objektivní podklady pro jejich manažerské rozhodování. Z charakteru manažerských rozhodnutí plyne, že efektivní controlling se nemůže zaměřovat pouze na finanční oblast, jeho služba manažerům musí spočívat také v plánování a hodnocení celé řady nefinančních ukazatelů.

Controlling má dvě základní úlohy:

  1. zajistit, že manažerské cíle na všech úrovních jsou definovány tak, aby bylo možné měřit a hodnotit jejich plnění
  2. měřit a hodnotit plnění cílů a poskytovat manažerům zpětné vazby, na jejichž základě mohou přijímat jasná efektivní manažerská rozhodnutí.

Reporting zajišťuje přísun informací o dosahované výkonnosti a dalších aspektech plnění cílů organizace. Controlling tyto informace vyhodnocuje a přetváří do podoby jasných zpětných vazeb pro management organizace.

Příklad reportingu.

Obr. 2 - Reporting v ATTISu.

ATTIS podporuje stanovování jasně formulovaných a měřitelných cílů, ukazatelů a metrik, které mohou být propojeny přímo s procesy organizace. Umožňuje reporting jejich plnění ručně nebo propojením na data dalších podnikových informačních systémů. U všech reportovaných hodnot lze nastavit požadované plnění a meze pro hodnocení odchylek formou semaforu. Pro všechny reportované hodnoty lze také vkládat vysvětlující a doporučující komentáře a také úkoly ukládající příslušná opatření.