Řešení pro služební úřad

 Jak snadno naplnit požadavky Metodického pokynu pro řízení kvality ve služebních úřadech

(Využijte zkušenosti ostatních služebních úřadů i unikátní software) 

Víte, že při zavádění řízení kvality řeší služební úřady celou řadu prakticky shodných problémů?  A víte, že tato řešení lze snadno vzájemně sdílet, aby zavádění řízení kvality bylo co nejefektivnější a přineslo úřadům skutečný užitek?

 Všechny služební úřady mají již nyní zavedeny specifické systémy řízení, které jim v naprosté většině umožňují naplňovat poslání, pro které byly zřízeny. Metodický pokyn pro řízení kvality ve služebních úřadech přináší systémové požadavky, které by měly služební úřady v požadovaném rozsahu zavést, a to bez ohledu na velikost nebo charakter činnosti, kterou vykonávají. Výzvou pro management úřadů je splnit požadavky Metodického pokynu řízení kvality, a přitom co nejméně zasahovat do stávajících systémů řízení, které fungují a na které jsou lidí zvyklí a současně využít potenciál řízení kvality tam, kde je v úřadě třeba zlepšení.

 Častým rizikem zavádění systémů řízení kvality je, že se buduje „systém pro systém“, který se využije pouze při kontrole nebo certifikaci, zatěžuje lidi zbytečnou administraci a skutečná zlepšení prakticky nepřináší. Proto je užitečné každý požadavek pokynu řízení kvality důkladně promyslet v kontextu aktuálního fungování a cílů úřadu a využít ho pro zlepšení, tam, kde z pohledu úřadu dává smysl a pro zafixování u oblastí, které zlepšení nevyžadují.

 

Jak systém řízení kvality dokumentovat? 

Klíčová otázka, jejíž řešení může zásadně ovlivnit použitelnost a zejména udržitelnost systému řízení kvality. Kritéria a opatření metodického pokynu definují pravidla, které ve své důsledku budou mít zcela konkrétní dopad na způsob práce všech zaměstnanců útvaru. Musí se k nim tedy vhodnou formou dostat. Běžným řešením jsou desítky stran nových textových dokumentů nebo excelovských tabulek. Jejich forma a rozsah často způsobuje, že je nikdo nečte a jejich dopad na výkon lidí je minimální. Dokumenty se často na sebe vzájemně odkazují, obsahují názvy organizačních jednotek a pracovních míst a další vazby. Každá změna pak znamená zasahovat do řady vzájemně provázaných dokumentů – to je samozřejmě velmi pracné a takto provozované systémy řídící dokumentace po určité době obsahují více nepřehledných změnových dokumentů a dodatků, než skutečně důležitých pravidel a postupů. I to je důvod, proč Metodický pokyn v řadě kritérií doporučuje využít specializované software, které zavedení kritérií a opatření podpoří.

 Naše řešení od počátku staví na využití unikátního software pro tvorbu a správu integrovaného systému řízení ATTIS. Jedná se o původní české řešení, které vzniklo na základě potřeby řady organizací zvládat čím díl složitější a komplexnější požadavky norem a metodik řízení kvality, informační bezpečnosti, řízení rizik, řízení lidských zdrojů a dalších oblastí, a přitom neztratit kontrolu nad reálnou kvalitou a výkonností každodenních agend, které tvoří skutečné poslání organizace. ATTIS splňuje většinu rozšířených požadavků na sw podporu řízení kvality, které jsou v Metodickém pokynu uvedeny. 

 

Software ATTIS podporuje a integruje zejména tyto agendy řízení úřadu:

  • Tvorba s správa organizační struktury, popisů pracovních míst a rolí – často bývá využito sdílená dat se stávajícím personálním systémem úřadu. Pro každé pracovní místo jsou pak automaticky k generovány všechny požadavky vyplývající z řídící dokumentace úřadu a požadavků systému řízení kvality
  • Tvorba a správa procesního modelu, který je objektově orientován. Procesní model může být zpracován velmi obecně, tak aby splňoval minimální kritéria Metodického pokynu nebo do takové míry detailu, která vytváří efektivní nástroj pro nastavení pravidel výkonu práce a spolupráce ve vybraných procesech úřadu. Požadavky procesního modelu jsou v ATTISu automaticky promítány do pracovních náplní zaměstnanců v organizační struktuře.
  • Řízení cílů a ukazatelů včetně automatizovaného reportingu. Nastavení strategických cílů úřadu a jejich promítnutí do individuálních indikátorů výkonnosti organizačních jednotek jednotlivců je jedním z pilířů všech metod řízení kvality. ATTIS podporuje tvorbu cílů ukazatelů, jejich dekompozici do ukazatelů nižších úrovních, přiřazení cílů a ukazatelů konkrétním odpovědným osobám i pravidelný reporting výsledků.
  • Elektronizace a správa řídící dokumentace je důležitou oblastí, kde může zavádění systému řízení kvality přinést skutečné zlepšení činnosti útvaru. ATTIS umožňuje převést textové směrnice a další řídící dokumenty do elektronické podoby, usnadnit jejich personifikaci a distribuci a významně zpřesnit a usnadnit řízení změn.

S programem ATTIS je možné budovat systém řízení kvality postupnými promyšlenými kroky, které přináší konkrétní zlepšení. Současně lze kombinovat různé metody a standardy kvality – například CAF, ISO 9001:2015, ISO/IEC 27001, Metodický pokyn MV ČR, a další.   

 reseni_pro_urady

Sdílení znalostí a dobrých praxí

Systém ATTIS umožňuje snadno sdílet řešení prvků systémů řízení kvality mezi jednotlivými úřady. Může se jednat zejména o podpůrné procesy (ekonomika a finance, správa majetku, lidské zdroje a personalistika...), ale například i o cíle a ukazatele kvality, řídící dokumenty a další prvky. Sdílení dobrých praxí může zapojeným úřadům významně usnadnit postup při zaváděn systému řízení kvality, navíc je podporováno i jako samostatné kritérium kvality požadované Metodickým pokynem.     

 

Jaké jsou konkrétní výstupy zavedení systému řízení kvality?

Systém ATTIS poskytne většinu výstupů, které jsou nezbytné pro splnění požadavků metodického pokynu.

 

Dynamická organizační struktura

Prvním výstupem, který je nezbytný pro správnou funkci systému řízení kvality je organizační struktura s komplexními popisy pracovních míst. ATTIS podporuje tvorbu dynamické organizační struktury, která obsahuje přehled pracovních míst, organizačních útvarů i zaměstnanců. K pracovním místům i organizačním útvarům jsou automaticky přiřazeny požadavky vyplývající ze systému řízení kvality – například povinnosti při vykonávání procesů, přiřazené cíle a ukazatele, rizika a řídící dokumenty. Všechny údaje z organizační struktury jsou zaměstnancům k dispozici v interaktivní osobní stránce, která je dostupná přes webový prohlížeč. Data jsou personifikována na základě přihlášení k uživatelskému účtu.

Organizační struktura může být dynamicky propojena se stávajícím personálním systémem úřadu – aktualizace dat pak probíhá primárně v personálním systému a ATTIS automaticky přebírá potřebná data. ATTIS umožňuje automaticky generovat komplexní popisy pracovních míst.

 

Procesní model

Metodický pokyn vyžaduje popis procesů úřadu, některé procesy jako například strategické řízení, adaptační proces nebo řízení změn mají být popsány ve větším detailu a implementovány. ATTIS umožňuje vytvářet grafické i textové popisy procesů a přiřazovat k nim odpovědnosti zaměstnanců, vzory formulářů a další požadavky. Procesy jsou publikovány on-line nebo of-line s využitím webového prohlížeče. V ATTISU jsou předinstalovány vzory řídích a podpůrných procesů služebního úřadu, které splňují požadavky metodického pokynu. Tyto vzory lze snadno přizpůsobit podmínkám konkrétního úřadu. Vzory procesů jsou průběžně doplňovány na základě sdílení zkušeností a dobrých praxí mezi jednotlivými úřady.

 

Cíle a ukazatele

ATTIS podporuje vytváření cílů a ukazatelů, jejich přiřazení odpovědným osobám a následný reporting. Tato funkcionalita může být využita k vymezení strategických cílů a jejich dekompozic na cíle procesů, organizačních útvarů a jednotlivců. ATTIS podporuje pravidelný reporting plnění cílů a ukazatelů. Reporting probíhá prostřednictvím osobní stránky zaměstnance, která je dostupná přes webový prohlížeč.

 

Elektronizace směrnic a řídící dokumentace úřadu

Zavádění systému řízení kvality může být příležitostí pro revizi a zefektivnění řídící dokumentace úřadu. ATTIS umožňuje převedení dokumentace ve formátu word, excel nebo pdf do elektronické interaktivní formy, které je dostupná přes webový prohlížeč. Toto řešení usnadňuje správu dokumentace, její personifikaci i prokazatelné informování zaměstnanců o změnách.  

 

Způsob naplnění požadavků metodického pokynu

Podpora požadavků Metodického pokynu řízení kvality ve služebních úřadech v sw ATTIS

 

 

 


 Proč zvolit řešení ATTIS? 

Systém ATTIS je pro řízení kvality nasazen v řadě měst k veřejných institucí v Čechách a na Slovensku. Českým městům a krajům pomáhá již několik let s naplněním požadavků Metodického doporučení k řízení kvality v ÚSC. ATTIS dokáže efektivně propojit různé metody řízení kvality (CAF, ISO 9001, ISO 27001 a další). Současně dokáže plně integrovat i další oborové standardy (metodické rámce EU...).

Kontaktujte nás!

Nezávazně Vám systém předvedeme, seznámíme Vás s variantami implementace, zprostředkujeme Vám kontakt na organizace, které jež systém ATTIS úspěšně využívají.