Projektové řízení, řízení projektů

Řízení projektů a projektové řízení

Řízení projektů a projektové řízení není jedno a to samé. Jaký je mezi nimi rozdíl? Jaké jsou používané best practice metody? Proč je důležité definovaný mít cíl, účel a výstupy projektu? Jaké jsou metody řízení?

Projekt versus proces

Standardní proces probíhá opakovaně, lze ho tedy po každém průběhu vyhodnotit a zlepšit. Kontinuální zlepšování je proto jedním z hlavních principů projektového řízení. Projekt je oproti tomu specifický proces, který proběhne jenom jednou. Musí být, proto daleko lépe přepraven i důsledněji řízen, opakování nebude možné.

Na druhé straně procesy i projekty mají společné znaky. Dají se popsat formou dílčích aktivit, vstupů a výstupů. Dají se propojit se strategickými cíli, dají se pro ně identifikovat a řídit rizika a v neposlední řadě, lidé pro ně jsou zařazeni ve stejné organizační struktuře. To všechno hovoří proto, aby i řízení projektů bylo součástí integrovaného systému managementu.  Pro řízení projektů tak mohou být využity stejné nástroje a stejné prostředí jako pro řízení opakovaných úloh procesního charakteru.

Integrovaný systém managementu podporovaný systémem ATTIS podporuje řízení projektů v následujících oblastech:

  1. Stanovení jednoznačných měřitelných cílů ve vazbě na strategické cíle organizace
  2. Stanovení projektového týmu a organizační struktury projektu jako součást kmenové organizační struktury firmy včetně určení alokace pracovní kapacity členů týmu na projekt
  3. Zpracování struktury prací projektu (Work Breakdown Structure – WBS) formou procesů, podprocesů a činností a výstupů projektu – včetně řídících a kontrolních postupů
  4. Přiřazení odpovědností za výkon jednotlivých částí projektu členům procesního týmu
  5. Nastavení milníků pro jednotlivé etapy projektu
  6. Nastavení ukazatelů a metrik pro projekt jako celek i pro jeho jednotlivé dílčí části
  7. Identifikaci projektových rizik a nastavení opatření pro jejich řešení, podpora systému
  8. Podporu pravidelného reportingu – doporučujeme alespoň reporting ukazatelů základního projektového trojúhelníku – rozpočtu, harmonogramu a rozsahu projektu
  9. Řízení, kontrolu a hodnocení projektových úkolů. Systém poskytuje přehled na všemi úkoly, které jsou na zaměstnance kladeny. To umožní kontrolu nad tím, zda zaměstnanec není přetížen a zda je v jeho silách zadané úkoly splnit.
  10. Vytváření projektových šablon pro typové projekty. Tyto šablony umožní rychlé založení a řízení projektů shodného typu.

     Pro manažery i zaměstnance je výhodou, že je řízení projektů podporováno ve stejném prostředí jako ostatní oblasti integrovaného systému řízení.

 

Jak je to s logickým rámcem? 

V českém prostředí se řízení projektů často omezuje na řízení činností nebo úkolů, aniž by předem bylo vyjasněno, jaký je účel projektu, jeho strategický kontext, vazba na ostatní projekty a procesy organizace. Velmi často chybí stanovení jasných ukazatelů a metrik pro hodnocení projektu v rámci všech fází jeho životního cyklu.

Logický rámec nebo také logická matice projektu je jednoduchá metoda, která vede k jasnému vymezení hierarchie cílů, účelu, výstupů a činností projektu ve vazbě na stanovení měřitelných cílů a zdrojů dat k jejich hodnocení. Současně ke každé úrovni cílů umožňuje definovat externí předpoklady, které musí být naplněny, aby projekt mohl být úspěšně realizován.

Logický rámec nevyžaduje žádné speciální software, jeho příprava ale výrazně napomůže ke zvýšení pravděpodobnosti, že bude vytyčen a úspěšně realizován projekt, který přinese očekávané užitky.

ATTIS umožňuje na základě dobře zpracovaného logického rámce připravit prostředí pro řízení projektu, které zahrnuje oblast cílů a jejich reportingu, oblast řízení činností a úkolů, organizační strukturu projektu a v neposlední řadě také řízení rizik projektu.

Logicky ramec.

           Obr. 1 - Logický rámec

 

Jak na řízení projektů?

Projektové řízení je podporováno řadou metodických rámců a standardů. Jedná se například o metodiku PRINCE 2, standardy IPMA (Internationational Project Management Association) nebo PMI (Project Management Body of Knowledge). Všechny tyto metody jsou natolik komplexní, aby dokázaly podpořit i řízení velmi rozsáhlých projektů a programů. Problémem celé řady organizací, je ze zvolené metody vybrat takovou sadu nástrojů, která na jedné straně pokryje relevantní potřeby projektů organizace na straně druhé pak neodradí uživatele přílišnou složitostí a administrativní zátěží.

ATTIS dokáže účinně podpořit řízení projektu s ohledem na jeho cíle, úkoly a rizika. Nastavení terminologie a prvků řízení lze zákaznicky přizpůsobit požadavkům zvoleného standardu projektového řízení.

Kontrolovat a reportovat!

Projekt je jednorázová aktivita, který vyžaduje pečlivou přípravu i důsledné měření a hodnocení postupu prací na projektu z pohledu harmonogramu, rozpočtu i kvality (potenciálu naplnit všechny cíle projektu). Tyto tři prvky tvoří tzv. projektový trojúhelník, který vyjadřuje vzájemnou závislost všech tří oblastí. Pro úspěšnost projektu je důležité sledovat a vyhodnocovat externí předpoklady úspěšnosti projektu, jak byly stanoveny v rámci přípravy projektu. Externí předpoklady mohou být převedeny do rizik projektu a hodnoceny jako projektová rizika.

Nastavení firemních KPI

Obr. 2 - Příklad firemních KPI.

Má-li být nad projektem vybudován skutečně účinný reporting a controlling, je třeba v přípravné fázi důsledně stanovit účel, cíle a výstupy projektu a stanovit pro ně měřitelné ukazatele včetně datových zdrojů a způsobu měření. Pro dodání výstupů musí být definován postup prací, harmonogram a požadavky na zdroje a rozpočet projektu.

I ten nejjednodušší projektový reporting by měl zahrnovat všechny tři parametry projektového trojúhelníku – harmonogram, rozpočet a kvalitu projektu. Externí předpoklady projektu mohou být řešeny formou hodnocení projektových rizik.

ATTIS umožňuje nastavit projektový reporting v různých úrovních podrobnosti. Projektové ukazatele mohou být propojeny s hodnocením a řízením rizik. Výsledky plnění projektových ukazatelů jsou zobrazovány formou semaforu. Reportované hodnoty jsou doplněny slovním komentářem a zpětnou vazbou.