Organizační struktura

Organizační struktura v procesní řízení

Roman Fišer, ATTIS software

Organizační struktura představuje základní nástroj, který vypovídá o uspořádání zdrojů organizace. V procesně řízení organizaci je organizační struktura podřízena procesům a zajišťuje, aby lidé byli rozděleni do organizačních jednotek tak, aby při výkonu procesů mohli maximálně spolupracovat a nemuseli řešit zbytečné administrativní a kontrolní úlohy při průchodu procesu několika organizačními jednotkami.

Organizační strukrura a procesní řízení

V dobře řízené organizaci musí organizační struktura zahrnovat i maticové prvky – tedy zařazování lidí do procesních a projektových týmů.

Grafická podoba organizační struktury

Prakticky ve všech organizacích je tradicí, že organizační struktura je zobrazována graficky. Tzv. pavouk, je často vytvářen v nejrůznějších grafických programech a pracně překreslován při každé organizační změně. Informace o obsahu jednotlivých políček pavouka pak jsou roztroušeny po různých směrnicích, pracovních náplních a dalších dokumentech. Každá organizační změna pak může obnášet přezkoumání aktualizaci všech souvisejících dílčích dokumentů.

Obr. 1 - Organizační sturktura.

V podmínkách integrovaného systému managementu již máme o tvorbě a správě organizační struktury jiné představy. Mělo by se jednat o dynamický systém, který automaticky propojuje informace z procesů, projektů cílů a ukazatelů, kompetenčních modelů a dalších prvků systému s příslušnými políčky „pavouka“. Na kliknutí pak tyto informace poskytuje například ve formě sestav pracovních náplní, požadavků na vzdělávání nebo přehledů o zapojení organizačních jednotek v procesech. Vzájemné propojení organizační struktury s ostatními prvky integrovaného systému managementu také výrazně zefektivňuje přípravu a realizaci organizačních změn.

Modul Organizační struktura v ATTIS plní všech výše uvedené požadavky. Podporuje systemizaci pracovních míst, umožňuje využívání procesních rolí a má řadu dalších funkcí.

 

Pracovní místo a pracovní náplň

Mělo by být zájmen každé organizace, aby měl každý její zaměstnanec co nejjednodušší přístup ke všem informacím, které popisují jeho pracovní místo.

Tyto informace zahrnují:

  • vztahy nadřízenosti a podřízenosti,
  • organizačního začlenění, pravomoci a odpovědnosti,
  • potřebné znalosti a dovednosti,
  • interní předpisy, které se pracovního místa týkají, také podrobné informace o zapojení pracovníka v procesech a projektech organizace,
  • cílů a přehled o jejich plnění.

Graficky popis pracovniho mista.

Obr. 2 - Diagram pracovního místa.

Komplexní popis pracovního místa, který navíc dynamicky reaguje na změny v organizaci je prakticky nemožné udržovat v textové podobě. Nástroje pro podporu integrovaného systému řízení, jako ATTIS, umožňují popis pracovního místa generovat a udržovat automaticky v závislosti na nastavení všech prvků systému a jejich změnách.  

 

Co znamená systemizace pracovních míst v praxi?

Cílem systemizace pracovních míst by mělo být v první řadě efektivní využití a řízení lidských zdrojů – jejich kapacit a schopností ve vztahu k současné i budoucí výkonnosti organizace. Pracovní místa a role, z kterých jsou složena, jsou v rámci systemizace uspořádána tak, aby odpovídala požadavkům procesů organizace, usnadňovala schopnost organizace reagovat na změny a významně zefektivnila procesy hodnocení a rozvoje lidí v organizaci.

ATTIS zahrnuje modulární integrovaný systém správy pracovních míst propojený se všemi dalšími prvky integrovaného systému řízení.

 

Pracovní role a jejich využití

Role v organizaci jsou důležitou součástí systemizace popisů pracovních míst a jejich propojením s procesy a projekty organizace.

Role zahrnuje konkrétní činnosti v procesech, které shodně vykonává určitá skupina lidí v organizace. Například:

Role „Zaměstnanec“:

definuje společné povinnosti všech zaměstnanců, ať se jedná o řadového pracovníka nebo vrcholového manažera.

Role „Manažer“:

definuje společné povinnosti všech manažerů při plánování, řízení lidí a podobně.

Diagram procesni role.

Obr. 3 - Procesní role.

Každá role zahrnuje základní vymezení odpovědností a pravomocí a vazby na procesy, které jsou v rámci role vykonávány. Pro role jsou vytvářeny kompetenční modely. Při vytváření popisu pracovního místa jsou k tomuto místu přiřazeny příslušné role. Při změně role nebo procesů, ke kterým je připojena, jsou tyto změny automaticky promítnuty do všech pracovních míst, které měněnou roli obsahují.

ATTIS plně podporuje práci s rolemi při tvorbě popisů pracovních míst a jejich propojení s procesy.

 

Využití maticových struktur

V podmínkách rozvinutého procesního nebo projektového řízení jsou lidé zařazováni do různých pracovních týmů a skupin, které mají rozdílné vedoucí. Pracovník je tak zařazen do jedné liniové organizační jednotky, ale je využíván ve více výkonných skupinách nebo týmech.

Obr. 4 - Maticová sturktura.

 

ATTIS podporuje správu pracovních míst s využitím pracovních týmů a skupin.

 

Fukční řízení a důležitost organizačního útvaru

Funkčním řízením bývá nazýván přístup k řízení, který je založen na pevném vymezení funkcí v rámci hierarchie organizační struktury. Pracovní postupy jsou založeny na vertikálních vztazích nadřízený – podřízený, přímá horizontální spolupráce bývá podporována minimálně. Alternativou jsou horizontální přístupy k řízení, které se zaměřují na plynulý tok činností napříč organizace – procesní a projektové řízení.

ATTIS umožňuje plynulý přechod od funkčního k procesnímu nebo projektového řízení případně kombinaci všech uvedených přístupů, pokud to charakter organizace vyžaduje.  

 

Jaký je vztah mezi procesy a organizační strukturou?

Procesy jsou uspořádané činnosti, které plynule probíhají napříč organizací, aby vytvořily a dodaly výstup očekávaný konkrétním zákazníkem. Organizační struktura vytváří takové uspořádání zdrojů organizace, které umožní plynulý a efektivní výkon procesů. Organizační struktura je tedy nástrojem, který podporuje výkon procesů.

ATTIS systematicky propojuje organizační strukturu a procesní model organizace.  Významně tak přispívá k optimalizaci procesů v organizaci.