Krizové řízení a podniková agilita

Roman Fišer
Roman Fišer

Odborník na management s více než dvacetiletými zkušenostmi z mnoha firem a organizací. Projektový manažer, konzultant, lektor MBA vzdělávání. Autor knihy Procesní řízení pro manažery, spoluautor knihy Řízení podle kompetencí.

Jste majitelé a manažeři firem, kteří hledají cesty, jak zvládnout firmu v době krize, jak se krizovým podmínkám co nejrychleji přizpůsobit a jak být včas připraveni, až krize skončí?

Pomůžeme Vám nejen krizi zvládnout, ale také zavést systém řízení, který Vám usnadní rychlý start do stabilnějšího období, i pružnější reakci na příští krize, pokud se objeví. Dodáme Vám komplexní nástroj k řízení firmy a pomůžeme s jeho rychlým nasazením.

Ke skutečnému RESTARTU firmy musíme zvládnout tři důležité fáze:

 

AAA PŘÍSTUP

Náš přístup má zkratku AAA podle počátečních písmen jednotlivých fází:

AKCEPTACE
Říká, se že v krizi se poznají opravdoví lídři. Teď je příležitost. Přijímáme stávající stav, jako něco, co v nejbližší době neskončí. Děláme rozhodnutí, že jediným řešením je naše vlastní práce. Přesvědčujeme podřízené, kolegy a partnery, že cesta existuje.

ADAPTACE
Stávající byznys přizpůsobujeme novým podmínkám. Zavádíme home office, řadu problémů se učíme řešit ON-LINE. Upravujeme pracovní dobu a usilujeme o státní podporu. Zbavujeme se balastu a postupně obnovujeme nad firmou kontrolu. Všichni ale cítíme, že to chce něco víc.

AGILITA
Bereme osud do vlastních rukou. Hrozby měníme na příležitosti. Zavádíme nové služby a výrobky. Formujeme nové trhy. Vytváříme varianty pro různé režimy práce. Pružnost se stala konkurenční výhodou i podmínkou přežití.

 

AAA přístup v krizovém řízení firmy 

FÁZE I – AKCEPTACE

Akceptace krize není smíření s osudem, ale přijetí odpovědnosti za něj.

Začněte u sebe

Vaši lidé a partneři musí být přesvědčeni, že se vyplatí, když Vás budou následovat. Obviňování okolí je znakem bezradnosti. Přijměte odpovědnost za budoucnost a dejte to najevo.

Najděte cestu pro firmu

Hledejte pro Vaši firmu vizi pro překonání krize, navrhněte smysluplné cíle a cesty k nim. Nikdo nemá jistotu správného odhadu budoucnosti. Cíle i cesty se možná budou vyvíjet a měnit, ale to je management.

Zapojte tým

Řada lidí dnes cítí nejistotu či dokonce ohrožení. Váš příklad jim pomůže tyto pocity překonat a Vy získáte spolupracovníky, na které se můžete spolehnout. Zájem o lidi a každodenní komunikace s nimi jsou v této době zcela zásadní.

Tato fáze je zcela v rukou firemních lídrů. Na tom, jak ji zvládnete, závisí úspěch dalších dvou fází.

 

FÁZE II – ADAPTACE

V této fázi je třeba firmu přizpůsobit nové realitě. Cílem je rychlejší a přesnější reakce na změny prostředí. Také zde již plně využijeme systém ATTIS, který účinně podpoří nejdůležitější manažerské úlohy.

 

CO JE MOŽNÉ, DELEGUJTE

Uvolněte si ruce pro strategická a systémová rozhodnutí. Operativní řízení v režimu úkol-kontrola je vyčerpávající, vyžaduje Vaše permanentní zapojení a občas se může stát, že pro les nevidíte stromy. Delegovat lze několika způsoby:

  • Předání řízení
    Můžete předat pravomoc za řízení ucelené oblasti některým z kolegů. Tím je pravděpodobně vystavíte podobnému operativnímu zatížení, kterého jste se zbavili.

  • Zavádění pravidel a postupů
    Zapomeňte na textové směrnice. Naučte svůj tým vytvářet srozumitelné procesní postupy, ve kterých má každý jasně definované úlohy, požadované výstupy i pravidla spolupráce. Pomohou Vám jednoduché grafické digramy, které lze okamžitě ve formě interaktivní mapy publikovat na internet. Postupy jsou snadno kontrolovatelné, navíc i kontrolu můžete delegovat na tým. Zbavte se balastu. Postupuje krok za krokem, od jednodušších, ale důležitých postupů a procesů. Lidé by měli mít možnost nový systém vstřebat postupně. Od prvních kroků by ale měli vnímat jeho přínos.

  • Kontrola nad úkoly
    Pokud už musíte řídit prostřednictvím úkolů, zaveďte takový systém, aby se k Vám dostávaly pouze informace o nesplněných úkolech spolu s vysvětlením důvodu nesplnění a návrhu na řešení.

Systém ATTIS Vám pomůže udržovat aktuální organizační strukturu, včetně kontaktů všech zaměstnanců. Postupy a pravidla můžete vytvářet v jednoduché grafické podobě publikovat na webu. Pomůže i se správou a kontrolou úkolů.

 

ROZHODUJTE NA ZÁKLADĚ INFORMACÍ

Informace pro rozhodování by měly být aktuální, přesné a manažersky prezentované. Na první pohled musí být jasné, kde jsou největší problémy a jaké jsou možnosti řešení. Jaké máte informace pro rozhodování dnes? Maily, vzkazy, ústní informace? Rozhodujete intuitivně?

Stanovte, jaké informace potřebujete, jak často je potřebujete a jaké hodnoty a trendy je třeba sledovat a vyhodnocovat. Pověřte své lidi, aby pravidelně „reportovali“ a současně Vám podávali vysvětlení situace a návrhy řešení. V prvních fázích zaveďte reportování nejdůležitějších dat.

Vytvořte přehledné manažerské dashboardy, které Vás na první pohled upozorní na problémy, které je třeba řešit.

ATTIS podporuje nastavení ukazatelů výkonnosti, jejich pravidelný reporting i hodnocení. Stav vývoje ukazatelů vizualizuje formou „semafor systému“.

 

NENECHTE SE PŘEKVAPIT

Vždy mohou přijít události, které mohou ohrozit to, co s takovým nasazením budujete – rizika. Ve většině případů se jim nedá zabránit, ale můžete být připraveni, pokud nastanou.

  • Identifikujte rizika a hrozby
    Rizika a hrozby evidujte a posuzujte z hlediska pravděpodobnosti, že nastanou a vlivu, který budou mít na Vaši firmu. Rozdělte rizika podle závažnosti a podle toho s nimi pracujte.

  • Zavádějte opatření k prevenci nebo snížení následků rizika
    Pro závažná rizika stanovte opatření k jejich řešení. Přidělte odpovědnosti a úkoly.

  • Sledujte trendy a rizika přehodnocujte
    Význam rizik se bude měnit se změnami prostředí i s účinností opatření, které bude zavádět. Rizika pravidelně přehodnocujte a aktualizujte priority.

Pokud jste již s riziky pracovali, očistěte své katalogy rizik o banality, které odvádí pozornost od skutečných hrozeb. Buďte důslední v řízení opatření.

Systém ATTIS podporuje řízení rizik včetně kontroly realizace uložených opatření.

 

STAŇTE SE MISTRY ZMĚN

V přechozích krocích jste vytvořili systém řízení. Cíle převádíte do pravidel, postupů a úkolů. Máte aktuální informace o vývoji klíčových indikátorů a dynamický systém řízení rizik. Nyní je potřeba zvládat změnu.

  • Zdůvodňujte a plánujte změny
    Změny mohou být vyvolány třemi typy podnětů:
    • interní potřebou zlepšování,

    • zpětnými vazbami z hodnocení klíčových indikátorů,

    • opatřeními na řešení rizika.

Máte tedy dostatek informací o naléhavosti změny. Popište příčiny a definujte cíle změny. Stanovte jasné priority, nelze dělat všechno najednou. Komunikujte potřebu i plán změny svým lidem.

  • Použijte správné nástroje
    K dosažení změny někdy stačí pozitivní motivace, vysvětlení nebo osobní příklad. Jindy je třeba změnit cíle, procesy, pracovní náplně nebo naučit lidi novým dovednostem. Vždy pečlivě zvažujte, které nástroje použijete, někdy stačí k zavedení úspěšné změny překvapivě málo.

  • Komunikujte, ověřujte, podporujte
    Odpor vůči změnám je přirozenou vlastností člověka. Jakýkoli software nemůže nahradit manažera v jeho každodenní podpoře, orientování a motivování podřízených.

Pracujte se změnou jako s trvalou součástí života ve firmě, schopnost rychlé rekce může být podmínkou přežití.

ATTIS zajistí účinnou podporu vysvětlení důvodů změny, pomůže s výběrem a nasazením optimálních nástrojů pro návrh změn v systému řízení a podpoří i důslednou komunikaci a implementaci změn.

 

FÁZE III – AGILITA

V předchozí etapě jsme firmu naučili pružně reagovat na změny prostředí. Můžeme si proto dovolit sami změny aktivně vyvolávat. Každá hrozba může být příležitostí, pokud se s ní vypořádáte lépe než konkurence. Jsme svědky, jak řada odvětví mění způsob svého podnikání. Firmy vyvíjejí a zavádějí nové výrobky v řádově kratších časech, vznikají nová partnerství. Ekonomika dříve nebo později zase nastartuje a je třeba vybudovat dobrou startovní pozici.

  • Převeďte hrozby na příležitosti
    Naučili jste se evidovat a hodnotit rizika a přijímat opatření k jejich řešení. Použijte stejnou techniku i na vlivy s opačným znaménkem, na příležitosti. Hledejte cesty, jak hrozbu přeformulovat na příležitost, posuzujte z hlediska významu, navrhujte opatření, jak příležitost využít. Využijete to hned v následujícím kroku.

 

  • Inovujte vizi a strategii

Zatímco v přechozích fázích byly vize a strategie zaměřeny na přizpůsobení firmy krizovým podmínkám, v této fázi se můžeme zabývat přípravou rozvojové vize a strategie. Opět přijde ke slovu leadership, tentokrát ale s daleko širším zapojení expertních týmů a celé firmy. Výsledem budou rozvojová strategie a strategické cíle, které nastartují příslušné změny.

 

  • Využijte systém vytvořený ve fázi adaptace

Novou strategií jste definovali nové podmínky, na které chcete firmu adaptovat. Využijte proto všechny nástroje, které jste si ve fázi Adaptace osvojili.

 

V této fázi vám ATTIS pomůže definovat rozvojovou strategii, promítnout ji do dílčích cílů a ukazatelů a efektivně řídit její implementaci.

Názorné video si můžete prohlédnout zde: