Krizové řízení a podniková agilita

Roman Fišer, ATTIS software

Právě procházíme novou zkušeností. Pandemie nám připravila krizi, která může trvat několik měsíců. Učíme se nové způsoby práce, ujasňujeme si hodnoty osobní i firemní. Ukazuje se, že mnoho „krizových“ postupů může být efektivních i ve stabilnějších dobách. Pomalu si uvědomujeme, že to, čemu říkáme krize, může mít docela dobře znaky přicházející nové reality. Jak tedy máme řídit? Je krizové řízení, jak ho už léta popisují manažerské příručky, tím správným modelem?    

Podívejte se na naše řešení.  Nenabízíme zaručený recept, určitě ale variantu pro ty, kdo přemýšlí podobně jako my. Kroky, které popisujeme, jsme si prošli my sami nebo jimi právě teď za naší pomoci procházejí naši klienti. Manažerský systém ATTIS, který je součástí scénáře, je k dispozici pro všechny.

AKCEPTACE, ADAPTACE, AGILITA

Náš přístup má zkratku podle počátečních písmen jednotlivých fází:

• AKCEPTACE
  Říká, se že v krizi se poznají opravdoví lídři. Teď je příležitost. Přijímáme stávající stav, jako něco, co v nejbližší době neskončí. Děláme rozhodnutí, že jediným řešením je naše vlastní práce. Přesvědčujeme podřízené, kolegy a partnery, že cesta existuje.
• ADAPTACE
  Stávající byznys přizpůsobujeme novým podmínkám. Zvládáme rizika. Zavádíme nové pracovní režimy, řadu problémů se učíme řešit ON-LINE. Postupně obnovujeme nad firmou kontrolu a zvládáme změny. Cítíme ale, že to chce něco víc.
• AGILITA
  Hrozby měníme na příležitosti. Pružně inovujeme vize a strategie. Ve spolupráci se zákazníky a partnery vyvíjíme a zavádíme nové služby a výrobky. Pružnost se stala konkurenční výhodou i podmínkou přežití.

AKCEPTACE

Akceptace krize není smíření s osudem, ale přijetí osobní odpovědnosti za něj.

Začněte u sebe

Vaši lidé a partneři musí být přesvědčeni, že se vyplatí, když Vás budou následovat. Obviňování okolí je znakem bezradnosti. Přijměte odpovědnost za budoucnost a dejte najevo, že jste lídrem na svém místě.

Najděte cestu pro firmu

Hledejte pro Vaši firmu vizi pro překonání krize, navrhněte smysluplné cíle a cesty k nim. Nikdo nemá jistotu správného odhadu budoucnosti. Cíle i cesty se možná budou vyvíjet a měnit, ale to je management.

Zapojte tým

Řada lidí dnes cítí nejistotu či dokonce ohrožení. Váš příklad jim pomůže tyto pocity překonat a Vy získáte spolupracovníky, na které se můžete spolehnout. Zájem o lidi a každodenní komunikace s nimi jsou v této době zcela zásadní.

Tato fáze je zcela ve vašich rukou. Na tom, jak ji zvládnete, závisí úspěch následujících kroků.

ADAPTACE

V této fázi je třeba firmu přizpůsobit novým podmínkám. Cílem je rychlejší a přesnější reakce na změny prostředí. Zde již plně využijeme systém ATTIS, který účinně podpoří nejdůležitější manažerské úlohy.  

ZVLÁDNĚTĚ RIZIKA

Situace se bude vyvíjet. Budou přicházet nové hrozby a rizika, která mohou ohrozit to, co s takovým nasazením budujete. Ve většině případů se jim nedá zabránit, ale můžete být připraveni, pokud nastanou.

• Identifikujte rizika a hrozby
  Rizika a hrozby evidujte a posuzujte z hlediska pravděpodobnosti, že nastanou a vlivu, který budou mít na Vaši firmu. Rozdělte rizika podle závažnosti a podle toho s nimi pracujte.
• Zavádějte opatření k prevenci nebo snížení následků rizika
  Pro závažná rizika stanovte opatření k jejich řešení. Přidělte odpovědnosti a úkoly.
• Sledujte trendy a rizika přehodnocujte
  Význam rizik se bude měnit se změnami prostředí i s účinností opatření, které bude zavádět. Rizika pravidelně přehodnocujte a aktualizujte priority.

Pokud jste již s riziky pracovali, očistěte své katalogy rizik o banality, které odvádí pozornost od skutečných hrozeb. Buďte důslední v řízení opatření.

Systém ATTIS plně podporuje řízení rizik včetně kontroly realizace uložených opatření. 
 

ROZHODUJTE NA ZÁKLADĚ DAT

Informace pro rozhodování by měly být aktuální, přesné a manažersky prezentované. Na první pohled musí být jasné, kde jsou největší problémy a jaké jsou možnosti řešení. Stanovte, jaké informace potřebujete, jak často je potřebujete a jaké hodnoty a trendy je třeba sledovat a vyhodnocovat. Pověřte své lidi, aby pravidelně reportovali a současně Vám podávali vysvětlení situace a návrhy řešení. V prvních fázích zaveďte reportování pouze těch nejdůležitějších dat.

Vytvořte přehledné manažerské dashboardy, které Vás na první pohled upozorní na problémy, které je třeba řešit.

ATTIS podporuje nastavení ukazatelů výkonnosti, jejich pravidelný reporting i hodnocení. Stav vývoje ukazatelů vizualizuje formou „semafor systému“. 

ZAVEĎTE DYNAMICKÉ PROCESY

Zapomeňte na textové směrnice. Naučte svůj tým vytvářet srozumitelné procesní postupy, ve kterých má každý jasně definované úlohy, požadované výstupy i pravidla spolupráce. Používejte jednoduché grafické digramy a okamžitě je publikujte na internetu. Připravte mapy pro více režimů provozu a přepínejte mezi nimi dle situace. Postupuje krok za krokem, od jednodušších, ale důležitých postupů a procesů. Vytvářejte firmu pro novou dobu, bez balastu a starých zlozvyků. Naučte své lidi číst a spoluutvářet nový systém řízení.

ATTIS umožní vytvářet v jednoduchá grafické postupy a procesní diagramy a publikovat je webu. Procesní postupy propojíte s organizační strukturou. Popisy pracovních míst budou generovány a aktualizovány automaticky.

AGILITA

Zatímco v přechozích fázích byly vize a strategie zaměřeny na přizpůsobení firmy krizovým podmínkám, v této fázi již se můžeme plně zaměřit na rozvoj. Opět přijde ke slovu leadership, tentokrát ale s daleko širším zapojení expertních týmů a celé firmy.

STAŇTE SE MISTRY ZMĚN

V přechozích krocích jste vytvořili systém řízení. Cíle převádíte do pravidel, postupů a úkolů. Máte aktuální informace o vývoji klíčových indikátorů a dynamický systém řízení rizik. Nyní je potřeba zvládnout změny tak, aby se staly Vaší konkurenční výhodou.

• Zdůvodňujte a plánujte změny
  Změny mohou být vyvolány třemi typy podnětů:
  • interní potřebou zlepšování,
  • zpětnými vazbami z hodnocení klíčových indikátorů,
  • opatřeními na řešení rizika.

Máte tedy dostatek informací o důvodech i naléhavosti změny. Popište příčiny a definujte cíle změny. Stanovte jasné priority, nelze dělat všechno najednou. Komunikujte potřebu i plán změny svým lidem.

• Použijte správné nástroje
  K dosažení změny někdy stačí pozitivní motivace, vysvětlení nebo osobní příklad. Jindy je třeba změnit cíle, procesy, pracovní náplně nebo naučit lidi novým dovednostem. Vždy pečlivě zvažujte, které nástroje použijete, někdy stačí k zavedení úspěšné změny překvapivě málo.
• Komunikujte, ověřujte, podporujte
  Odpor vůči změnám je přirozenou vlastností člověka. Jakýkoli software nemůže nahradit manažera v jeho každodenní podpoře, orientování a motivování podřízených.

Pracujte se změnou jako s trvalou součástí života ve firmě, schopnost rychlé reakce může být podmínkou přežití.

ATTIS zajistí účinnou podporu vysvětlení důvodů změny, pomůže s výběrem a nasazením optimálních nástrojů pro návrh změn v systému řízení a podpoří i důslednou komunikaci a implementaci změn.

Převeďte hrozby na příležitosti

Naučili jsme firmu pružně reagovat na změny. Nyní si můžeme dovolit sami změny aktivně vyvolávat. Již umíte evidovat a hodnotit rizika a přijímat opatření k jejich řešení. Použijte stejnou techniku i na vlivy s opačným znaménkem, na příležitosti. Hledejte cesty, jak hrozbu přeformulovat na příležitost, posuzujte z hlediska významu, navrhujte opatření, jak příležitost využít. Ekonomika dříve nebo později zase nastartuje a je třeba vybudovat dobrou startovní pozici. Každá hrozba může být příležitostí, pokud se s ní vypořádáte lépe než konkurence.

Učte se z výsledků

Jsme svědky, jak řada odvětví mění způsob svého podnikání. Firmy vyvíjejí a zavádějí nové výrobky v řádově kratších časech. Do vývoje jsou zapojeni zákazníci, vznikají nová partnerství. Agilní týmy překračují hranice svých organizací. Nové poznatky a zkušenosti promítejte do reálných kompetencí lidí a na nich postavte další rozvoj firmy. Každý cíl a každá změna by měly začít u kompetencí lidí.

ATTIS je podporuje práci s kompetencemi, jejich identifikaci, popis, hodnocení i rozvoj.  Jediným důkazem kompetentnosti lidí jsou výsledky, které dosahují. V systému ATTIS lze přehledně propojit řízení kompetencí s řízením výkonu a podpořit tak trvalý rozvoj firmy. 

JAK ZAČÍT?

Vy se rozhodněte. My Vám rádi pomůžeme on-line i off-line. Demoverzi systému ATTIS se vzorovým modelem firmy zašleme zdarma. Vaše lidi vzdáleně zaškolíme a budeme jim trvale k dispozici. Rozsah a formu spolupráce přizpůsobíme Vašim možnostem.

KRÁTKÉ VIDEO:

https://youtu.be/JZhBp14BvBs

DEMOVERZE ZDARMA A DALŠÍ POMOC:

www.attis.cz