Jak na krizové řízení měst a krajů?

ATTIS pomáhá městům řídit v krizi. Systém je po dobu krize pro obce, města a kraje zadarmo.

Názorné video zde: https://youtu.be/GFIcNggoIg8

Zatím krizové řízení zvládáme operativně. V tomto nasazení se to ale nedá dlouhodobě vydržet. Pomůžeme Vám v několika důležitých oblastech krizového řízení. Budete lépe organizovat a řídit tým, získáte data pro rychlé a přesné rozhodování, budete efektivně delegovat úkoly na další členy týmu a včas se připravíte se na hrozící rizika. To vše s maximální podporou práce on-line, ať jsou členové Vašeho týmu kdekoliv.

Rozhodněte se, že to zvládnete

S novým koronavirem budeme s různou intenzitou bojovat pravděpodobně dlouhé měsíce. Nemá smysl čekat, až se vše vrátí do starých kolejí. Čím dříve zvládneme vytvořit systém řízení pro nové podmínky, tím rychleji se zbavíme značné části stresu a nejistoty, které nás dnes každý den provází. Podstatné bude, zda přijmeme změny a rizika jako každodenní realitu a naučíme se je účinně zvládat. A možná se ukáže, že mnoho nově nastavených postupů je natolik dobrých, že si je ponecháme i v časech stability.

Zformujte soudržný tým

Opět se ukazuje, že v dobách nouze umíme táhnout za jeden provaz. Ať se jedná o profesionály nebo dobrovolníky, všichni si zaslouží, aby byli dobře organizováni, aby jejich práce byla užitečná a efektivní. Proto jako první krok vytvoříme databázi a interaktivní organizační mapu, ve které budou všechny zapojené organizace i jednotliví lidé. Včetně telefonických a mailových kontaktů dalších užitečných informací. V mapě budou viditelné řídící vztahy, u všech pozic budou stanovené odpovědnosti a pravomoci, u řídících pozic také zastupitelnost. Nezapomeneme ani na dobrovolníky.

Obrázek 1 Interaktivní organizační mapa

Organizační mapa je klikací. Každá organizace může mít své vlastní schéma, do kterého uvede své lidi zapojené do krizového týmu. Po kliknutím na organizaci nebo člověka získáme podrobné informace o jejich zapojení v systému. Změny v mapě se provádějí centrálně a obratem mohou být publikovány na internetu a dostupné všem členům týmu. Centrálně lze také přímo z mapy zadávat vybraným lidem úkoly.

Získáte přehled, zrychlíte komunikaci, a hlavně budete schopni rychle a přesně publikovat změny a aktualizace složení celého krizového týmu města. Za den to může být hotové!

Zajistěte si aktuální a přesné podklady pro rozhodování

Informace pro rozhodování by měly být přesné, aktuální a strukturované tak, aby na první pohled bylo zřejmé, kde jsou největší problémy a jaké jsou možnosti řešení. Jaké máte informace pro rozhodování dnes? Maily, vzkazy, ústní informace? Rozhodujete intuitivně? Jako druhý krok bychom proto měli zavést systém, který podpoří sběr dat z terénu, jejich vyhodnocení a přehlednou prezentaci. Funguje to tak, že osoby odpovědné za jednotlivé oblasti krizového řízení vkládají prostřednictvím webové tabulky pravidelně stav důležitých ukazatelů. Pokud se hodnota ukazatele vychýlí ze stanovených mezí, je automaticky barevně indikována – zelená barva = OK, žlutá = problém k řešení, červená = kritická odchylka, nutná okamžitá reakce. U „červených“ a „žlutých“ ukazatelů má odpovědný pracovník povinnost vložit vysvětlující komentář a navrhované řešení situace.

Obrázek 2 a 3 - Příklady zobrazení ukazatelů

Dostanete aktuální informace s jasným vyznačením priorit i odborných návrhů řešení. Můžete odtud přímo zadávat úkoly na řešení vybraných problémů.

Navíc se můžete kdykoli vrátit do historie, zobrazovat data v grafech nebo nad nimi provádět potřebné analýzy. Data do systému mohou být vkládána ručně nebo importována z jiných systémů. Stejně tak lze data jednoduše exportovat a poskytovat nadřízenému krizovému štábu či jiným organizacím.

Obáváte se, že vkládání dat do systému bude pracné a bude Vaše lidi stát drahocenný čas? Vložit data do tabulky trvá obvykle pár minut. Porovnejte to s časem, který se ušetří mailováním, telefonováním a vyřizováním vzkazů. Vy se navíc budete moci soustředit na podstatná rozhodnutí beze strachu, že jste něco důležitého zapomněli.

Delegujte rutinní činnosti, zavádějte nové postupy, řiďte změny

Nemusíte všechno navěky řešit a rozhodovat sami. Podchyťte a postupně formalizujte odsvědčené postupy. Stanovte jasné odpovědnosti a pravomoci členům svého týmu. Komunikujte elektronicky. Zapomeňte na složité textové směrnice, zachovejte si pružnost a srozumitelnost. Dáme Vám pomocníka, který postupy, pravidla a procesy znázorňuje graficky, pokud je třeba i s doplňujícími texty.

Obrázek 3 Diagram postupu

U každé činnosti je uvedeno, kdo a v jaké roli se na ní podílí. Rychle se přenesete od celkového pohledu k požadovanému detailu.

Procesní mapa pracuje se stejnými daty jako mapa organizační, takže povinnosti uvedené u činností v procesech se zároveň objeví u popisu pracovní pozice v organizační mapě. I tato mapa je klikací a může být dostupná na internetu.

Velkou výhodou tohoto řešení je provádění změn. Změna jednoho prvku, například názvu pracovní pozice, se automaticky promítne do všech postupů a procesů, na kterých se toto místo podílí. Změny jsou rychlé, komplexní a mohou být okamžitě publikovány na webu.

Protože v organizační mapě již máme zaneseny všechny organizace i jednotlivé lidi, se kterými spolupracujeme, bude mapa procesů fungovat jednotně pro všechny postupy a služby, které krizový tým pro město zabezpečuje. Efektivně, se sdílenými zdroji i informacemi. Jsme přesvědčeni, že toto řešení využijete i v budoucích, stabilnějších dobách.

Nenechte se překvapit

Vždy mohou přijít události, které mohou ohrozit to, co s takovým nasazením budujete. Říká se jim rizika. Ve většině případů se jim nedá zabránit, ale můžete být připraveni, pokud nastanou. Rizika se posuzují podle dvou parametrů. Prvním z nich je stupeň pravděpodobnosti, že riziko nastane, druhým pak vliv, který by riziková událost měla na náš systém (fungování města). Celkový význam rizika je pak součinem obou parametrů. Pokud jste identifikovali hrozící rizika a zhodnotili jejich význam, můžete připravovat opatření pro prevenci nebo zmírnění jejich následků. I v této oblasti Vám rádi pomůžeme. Jak, vysvětlujeme dále.

Obrázek 4 Stupnice pravděpodobnosti a vlivu

Stupně pravděpodobnosti a vlivu lze nastavit uživatelsky. Součin obou parametrů ukazuje celkový význam rizika. Celkový význam rizika indikován barevně – červeně vysoký význam, žlutě střední riziko a zeleně nízké riziko.

Obrázek 5 Příklady kritických rizik

Pro každé riziko lze evidovat řadu informací. Nejdůležitější je samozřejmě řízení opatření k zabránění nebo řešení rizika. Pro každé riziko můžete stanovit několik opatření.

Obrázek 6 Karta rizika a dvě opatření

Přímo z karty rizika můžete zadávat úkoly k realizaci opatření a kontrolovat jejich plnění. O všech zadaných úkolech lze automaticky mailem informovat kolegy, které jste úkolem pověřili.

Obrázek 7 Úkol zadaný k řešení rizika

Pravděpodobně se nepodaří identifikovat všechna rizika, která hrozí. Většinu jich ale předvídat dokážeme a také se na ně včas připravit, pokud zapojíme všechny odborníky z krizového týmu. Jak ukazují současné události, mnohému by se dalo zabránit, kdyby řízení rizik na republikové úrovni fungovalo správně.

Manažer (i ten krizový) dosahuje výsledků prostřednictvím jiných lidí

Ještě v jedné oblasti můžeme pomoci, a tou je řízení úkolů. Jak jste si možná všimli, systém umožňuje zadávat úkoly v podstatě z jakékoli oblasti, kterou řešíte. Můžete zadat pokyn k reportovanému ukazateli, k řešení rizika nebo například přímo z organizační struktury. Úkoly lze zadávat i kontrolovat centrálně. Každý uživatel pak má přístup ke svým úkolům, může informovat o jejich plnění nebo je dále delegovat.

Zbavíte se úkolů zadávaných maily nebo na poradách. O plnění úkolů budete informování on-line, nebudete ztrácet čas kontrolami, zaměříte se jen na ty úkoly, kde bude s plněním problém.

Pomůžeme Vám systém zavést

Systém můžeme zavádět postupně – například v pořadí, v jakém je popsán v tomto dokumentu. Instalaci, prvotní naplnění daty i zaškolení provedeme vzdáleně, máme v tom bohaté zkušenosti.
On-line Vám poskytneme technickou i metodickou podporu a video návody, jak se systémem pracovat.

Tempo zavádění přizpůsobíme Vašim možnostem. První výsledky můžeme společně získat v horizontu několika dní.

Po města a obce jsou po dobu krizové situace licence zdarma.

Jak na krizové řízení firem?

Kontaktní informace:

ATTIS software s.r.o.
Hanušova 100/10, 779 00 Olomouc